Ich weiß, Nerds (und dazu zähle ich auch) sind ein oftmals schwieriges Volk. Auch beim Thema E‑Mail liegen wir etwas abseits der Normen wie eine kurze Vorstellung einer selbst, kein Sarkasmus oder Zynismus und auch mal etwas mehr als nur ein Schlagwort schreiben. Dazu noch etwas Smalltalk zwischen den Zeilen und eine Grußformel und die meisten E‑Mail‐Empfänger sind glücklich.
Doch dann gibt’s Nerds. Techniker, Admins und alle jene, die E‑Mails nicht unbedingt als Freude empfinden, da es einfach zu lange dauert um diese ganze Form zu erfüllen anstatt einfach produktiv zu arbeiten. Doch wie geht man mit solchen Leuten um? Man kann fluchen, wettern, schimpfen und sich beklagen oder einfach ein paar simple Punkte beachten.
Es gibt Leute die freuen sich über jede gesendete oder empfangene Mail, sprechen darüber was sie versenden, verschicken Witze. Und dann gibt es Nerds: Wir mögen es, wenn man es auf den Punkt bringt, sodass die E‑Mail wirklich nur auf die benötigten Informationen reduziert wird. Der größte Faux‐pas dabei ist immer uns zuviel mitteilen zu wollen bzw das Falsche. Uns Techniker interessiert kein Businessgedanke dahinter. Den zu verstehen kostet Zeit und ist uns ohnehin unverständlich.
Es gibt einige Dinge die ich immer wieder von Mitstreitern mitbekomme. Konversationen, die ungefähr wie folgt aussehen:
Nerd 1: “Hast du das Mail von \[name\] bekommen?”
Nerd 2: “Die 8 Seiten mit wer weiß was noch dran?”
Nerd 1: “Yup.” Nerd 2: “Schon gelesen?”
Nerd 1: “Keine Zeit. Vielleicht später.”Da ist es, dieses “TL;DR” (too long; didn’t read). Was ist eigentlich passiert?
Wir haben zu viele unnütze Informationen an den Empfänger gesendet und stehlen ihm damit die Zeit. Dabei gibt es einen einfachen Ausweg aus solchen Miseren. Ein einfacher Lifehack, um es so zu nennen. Eine kurze Zusammenfassung des Mails über dem eigentlichen Inhalt – eine Liste in aller Kürze.
Hier ein Beispiel:
- Montag, neue Release
- 2 Bugs sind kritisch
- Party, Samstag ab 19:00
TL;DR:
Lorem ipsum dolor sit amet und der Rest des Mails.
Mit diesen Punkten zu Beginn hat man eine Übersicht über das Mail geschaffen; Die Empfänger können gezielt nach den erweiterten Informationen im Mail suchen, wenn sie es wünschen – oder einfach nur die Zusammenfassung überfliegen um zu wissen, was zu tun ist. So wird auch das gesamte Mailing um Einiges effektiver.
Nerds sind nicht nur in graphischen Clients wie Outlook unterwegs sondern nutzen Mails auch gerne mal auf anderen Systemen oder gar mobil. Enthält das Mail nun HTML (Briefpapiere, Formatierungen, Bilder), so wird es immer schwieriger, die eigentlichen Informationen vom dekorativen, jedoch sinnlosen Beiwerk zu trennen. Nicht so, wenn man die Mails als ‘Nur Text’ sendet.
Grundsätzlich kann ich folgende Tipps geben:
Kurz fassen betrifft auch Signaturen! Wie oft sieht man in der Praxis solche Blöcke am Ende eines Mails:
Markus Mustermann
MCSE, RHCSA, RHCE, CCNA, RHCA, LPIC‑3, Ph.D., M.D., Esq., CMDBA Mädchen für alles, Datenbank Administrator, Kaffee‐Vernichter, Supercooler‐Typ
Office: 123–456-1212
Mobile: 123–456-1213
Other Mobile: 123–456-1214
Fax: 123–456-1215
VOIP: 123–456-1216
AIM: maxmustermann
Twitter: @example
Jabber: mustermann@example.com
Some Big Company, Inc
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This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this email in error please notify the sender and destroy it.
************************************************************************Man glaubt es kaum, aber die meisten Mails die über meinen Tisch wandern enthalten Signaturen wie diese oder noch schlimmer. Um das KISS Prinzip (Keep It Simple and Stupid) auch hier anzuwenden: Was brauchen Personen wirklich? Normalerweise Namen, Titel oder Abteilung. Sollte nicht mehr benötigt werden, sollte auch nicht mehr drin stehen. Und dies mit zwei Bindestrichen in einer eigenen Zeile davor um zu zeigen, dass es sich um eine Signatur handelt. In meinem Fall würde dies so aussehen:
–
mfg
Viktoria Rei Bauer
SysAdmin
Tel.: 12345Einfach halten, kurz halten und nur die relevanten Informationen senden.
Mir ist durchaus bewusst, dass sich meine Tipps nicht überall umsetzen lassen und dass dieser Artikel bei Weitem nicht als Allheilmittel für den Schriftverkehr zu sehen ist – dennoch hat dieses Vorgehen mein Leben um Einiges erleichtert.